ESG-Fragebogen ausfüllen: die drei Wege für KMU und Zulieferer

Ein ESG-Fragebogen landet selten, weil ein Gesetz es verlangt. Er landet, weil ein Großkunde ihn schickt, weil die Hausbank vor der Verlängerung danach fragt oder weil ein Investor ihn im Datenraum erwartet. Für kleine und mittelständische Zulieferer ist das inzwischen der häufigste Anlass, sich überhaupt mit ESG-Daten zu befassen.

Dieser Leitfaden beantwortet die Frage, die dahintersteht: Euer Kunde verlangt ESG-Daten, was jetzt? Es geht um die Bestandteile eines ESG-Fragebogens, darum, woher die Daten kommen, und vor allem um die drei Wege, zwischen denen ihr euch entscheiden müsst, samt einer ehrlichen Einordnung, wann welcher passt.

Was ist ein ESG-Fragebogen?

Definition des ESG-Fragebogens

Der ESG-Fragebogen (Environmental, Social, and Governance Questionnaire) ist ein zentrales Instrument, das von Unternehmen, Banken und Sparkassen verwendet wird, um ihre Nachhaltigkeitsleistung zu bewerten und darüber zu berichten. Er besteht aus einer Reihe von Fragen, mit denen Informationen über die ESG-Praktiken, Kriterien und Leistungen eines Unternehmens gesammelt werden sollen. Die Erhebung dieser Daten bildet die Grundlage für eine umfassende Bewertung von Nachhaltigkeitsrisiken und -chancen.

Wie viele solcher Fragebögen berichtspflichtige Großkunden ihren KMU-Zulieferern überhaupt schicken dürfen, begrenzt seit dem 3. Juli 2026 der EU-Wertschöpfungskettendeckel: Ab dem Geschäftsjahr 2027 dürfen sie für ihre CSRD-Berichterstattung nur noch Daten im Umfang des Voluntary Standard verlangen.

Ein ESG-Fragebogen dient als strukturiertes Formular zur systematischen Erfassung von ESG-relevanten Daten. Diese Fragebögen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Performance in Bezug auf Umwelt, Soziales und Governance-Faktoren transparent darzustellen und bilden häufig die Grundlage für einen ESG-Score, der von Banken, Sparkassen und Investoren zur Bewertung herangezogen wird.

Für Unternehmen, die sich tiefer mit den Anforderungen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und der doppelten Wesentlichkeit beschäftigen möchten, findest du im Artikel „Die Bedeutung der doppelten Wesentlichkeit in der CSRD" eine detaillierte Übersicht.

Wer fragt, und warum es diesmal nicht der Gesetzgeber ist

Die Reihenfolge hat sich gedreht. Früher kam der Anstoß aus der Regulierung und wanderte nach unten, heute kommt er aus der Lieferkette und von der Bank. Für Zulieferer heißt das: Der Anlass ist kein Gesetz, sondern ein Kunde mit einer Frist.

Demonstration des Engagements für Nachhaltigkeit

Der ESG-Fragebogen spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, dass Unternehmen, Banken und Sparkassen ihr Engagement für Nachhaltigkeit und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken nachweisen können. Durch das Ausfüllen des Fragebogens können Organisationen ihre Bemühungen um das Management von Umwelt- und Nachhaltigkeitsrisiken, die Förderung einer guten Unternehmensführung und ihren Beitrag zu einer nachhaltigen Entwicklung unter Beweis stellen. Der Fragebogen dient dabei als Instrument zur Transparenz gegenüber allen Stakeholdern.

Erwartungen der Stakeholder erfüllen

In der heutigen Geschäftswelt wird immer mehr Wert auf Nachhaltigkeit und verantwortungsbewusstes Geschäftsgebaren gelegt. Der ESG-Fragebogen bietet einen strukturierten Rahmen für Unternehmen, Banken und Sparkassen, um ihre ESG-Initiativen zu bewerten und zu kommunizieren, was immer wichtiger wird, um die Erwartungen von Investoren, Kunden und anderen Stakeholdern zu erfüllen. Viele Banken und Sparkassen nutzen die im Fragebogen erhobenen Daten als Grundlage für Entscheidungen zur Kreditvergabe und für Finanzierungen.

Rolle bei der Kreditvergabe und Finanzierungen

Besonders für Banken und Sparkassen hat der ESG-Fragebogen eine zentrale Rolle bei der Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit Finanzierungen erhalten. Die EU-Taxonomie sowie nationale Vorgaben erfordern von Finanzinstituten eine systematische Erhebung und Berücksichtigung von ESG-Kriterien bei der Kreditvergabe. Der durch den Fragebogen ermittelte Score fließt direkt in die Bewertung der Kreditwürdigkeit ein und kann die Konditionen für Finanzierungen maßgeblich beeinflussen.

Für weitere Informationen darüber, wie Unternehmen ESG-Kriterien umsetzen können, empfehle ich den Leitfaden zur „Umsetzung von ESG-Kriterien in Unternehmen".

In einer von der Hoover Institution durchgeführten Umfrage zu ESG-Kriterien gaben institutionelle Anleger folgende Antworten auf die Frage, wie wichtig ESG-Kriterien in ihrem allgemeinen Anlageentscheidungsprozess sind:

Drei Wege, den Fragebogen zu beantworten

Es gibt genau drei Möglichkeiten, und die Wahl hängt weniger am Fragebogen als an der Frage, wie viele Stellen euch dieses Jahr noch fragen werden.

Verlangt der Kunde statt Daten ein Zertifikat, ist das eine andere Frage. Welche Norm dann greift, klärt der Vergleich zur Umweltzertifizierung für Unternehmen.

Die ehrliche Einordnung: Bei einem einzelnen Fragebogen ist der dritte Weg überdimensioniert. Ab dem zweiten oder dritten Anfragenden kippt es, weil der Aufwand nicht am Ausfüllen hängt, sondern am Zusammensuchen der Daten. Genau das passiert beim dritten Weg nur einmal.

Mein Standpunkt dazu: Die meisten Unternehmen, die bei mir landen, sind beim zweiten oder dritten Fragebogen und haben den ersten noch in Excel beantwortet. Der Fehler ist nicht Excel, sondern dass die Antworten nirgends bleiben. Wer die Zahlen einmal an einer Stelle sauber ablegt, mit Quelle und Stichtag, beantwortet den nächsten Fragebogen in Stunden statt in Wochen. Alles andere ist eine Frage des Werkzeugs, nicht der Methode.

Wie das konkret aussieht, zeigt die Seite zum VSME-Bericht mit Branchen-Benchmark. Und wenn euer Kunde nicht nur Angaben, sondern geprüfte Angaben verlangt, ist Third-Party-ESG-Audit der nächste Schritt.

Hauptbestandteile des ESG-Fragebogens

1. Umwelt-Faktoren

Die Umweltkomponente des ESG-Fragebogens konzentriert sich auf die Auswirkungen eines Unternehmens auf die Umwelt, einschließlich seiner CO2-Bilanz, seines Energieverbrauchs, seines Abfallmanagements und seiner Bemühungen zur Minderung von Umweltrisiken. Die Erhebung dieser Daten erfolgt Schritt für Schritt und umfasst unter anderem die Berechnung von Emissionen. Hier findest du einige Tipps zur Beantwortung der Fragen im Fragebogen:

• ISO 14001-Zertifizierung: Wenn dein Unternehmen zertifiziert ist, gib die Einzelheiten der Zertifizierung an. Wenn nicht, erwähne die laufenden Bemühungen, diese zu erreichen.

• Zentraler Ansprechpartner für Umweltfragen: Nenne die Person, die für Umweltfragen zuständig ist, und gebe deren E-Mail-Adresse an. Dies erhöht die Transparenz für Partner und Banken.

• Dokumente zur Unternehmensführung: Nenne alle Umweltrichtlinien oder Verhaltenskodizes, die euer Unternehmen befolgt. Diese Informationen können auch als PDF-Dokument eingereicht werden.

• Mitarbeiterschulung: Gebe alle Schulungsprogramme an, die darauf abzielen, das Umweltbewusstsein der Mitarbeiter zu erhöhen und die Einhaltung interner Standards zu gewährleisten.

Beispielfrage: Welche Maßnahmen hat das Unternehmen ergriffen, um seine Kohlenstoffemissionen zu reduzieren?

Antwortmöglichkeiten:

• Nenne spezifische Initiativen wie energieeffiziente Beleuchtung, Nutzung erneuerbarer Energien oder Programme zum Ausgleich von Kohlenstoffemissionen.

• Gebe, falls vorhanden, quantitative Daten an, wie z. B. die prozentuale Verringerung der Kohlenstoffemissionen.

Die Frage der CO2-Bilanz eines Unternehmens kann auch durch die Abwägung von CO2-Kompensation oder CO2-Reduktion adressiert werden, wie in einem anderen Artikel beschrieben.

2. Soziale Faktoren

Der soziale Aspekt des ESG-Fragebogens befasst sich mit den Auswirkungen eines Unternehmens auf seine Mitarbeiter, Kunden und die Gemeinschaften, in denen es tätig ist. Zu den wichtigsten Themen gehören Arbeitsbedingungen, Vielfalt und Inklusion sowie die Achtung der Menschenrechte. Die Erhebung und Bewertung dieser sozialen Faktoren ist für Banken, Sparkassen und Investoren von großer Bedeutung. Tipps zur Beantwortung:

• Ansprechpartner für Menschenrechte: Nenne die Person, die für Menschenrechtsfragen zuständig ist, und gebe deren Kontaktinformationen an.

• Dokumente zur Unternehmensführung: Beschreibe alle Menschenrechtsrichtlinien oder -kodizes, an die sich euer Unternehmen hält.

• Mitarbeiterschulung: Erläutere, wie euer Unternehmen seine Mitarbeiter in Sachen Menschenrechte schult.

Beispielfrage: Wie fördert das Unternehmen Vielfalt und Integration in seiner Belegschaft?

Antwortmöglichkeiten:

• Führe spezifische Programme oder Richtlinien auf, die Vielfalt und Integration fördern, wie z. B. Schulungen zur Vielfalt, Mentorenprogramme und integrative Einstellungspraktiken.

• Lege Daten über die Vielfalt der Belegschaft vor, falls verfügbar.

3. Governance-Faktoren

Die Governance-Komponente konzentriert sich auf die Unternehmensführung, ethische Geschäftspraktiken und die Compliance-Mechanismen eines Unternehmens. Governance-Faktoren spielen eine zentrale Rolle bei der Bewertung durch Banken, Sparkassen und andere Finanzinstitute. Tipps für die Beantwortung:

• OHSAS 18001-Zertifizierung: Falls zertifiziert, gebe Einzelheiten an. Falls nicht, erwähne die Bemühungen um die Einhaltung von Arbeitsschutznormen.

• Kontaktperson für die Einhaltung: Nenne die Person, die für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist, und gebe deren Kontaktinformationen an.

• Dokumente zur Unternehmensführung: Führe alle Compliance-bezogenen Richtlinien oder Kodizes auf.

• Mitarbeiterschulung: Gebe alle Compliance-Schulungsprogramme für Mitarbeiter an.

Beispielfrage: Beschreiben Sie die Zusammensetzung und Unabhängigkeit des Verwaltungsrats des Unternehmens.

Antwort:

• Gebe Einzelheiten zu den Vorstandsmitgliedern an, einschließlich ihrer Aufgaben, ihres Hintergrunds und ihres Unabhängigkeitsstatus.

• Weise auf die Vielfalt in der Zusammensetzung des Verwaltungsrats hin.

Vielleicht als Tipp zur Priorisierung der ESG-Fragen, ist folgende Antwort aus der Hoover-Umfrage hilfreich:

Strategien zur Datenerhebung

Nutzung bestehender Datenquellen und Software-Tools

Unternehmen können ihre ESG-Datenerhebung optimieren, indem sie bestehende Datenquellen wie Jahresberichte, Nachhaltigkeitsberichte und interne Management-Systeme nutzen. Moderne Software-Lösungen ermöglichen eine effiziente Erhebung, Speicherung und Analyse von ESG-Daten, die für das Ausfüllen des Fragebogens erforderlich sind. Viele Banken und Sparkassen bieten ihren Kunden Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Software an.

Einrichtung robuster interner Prozesse für die Erhebung

Die Einrichtung klarer Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Erhebung von ESG-Daten stellt sicher, dass die Informationen korrekt, aktuell und konsistent sind. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen von Banken, Sparkassen und der EU-Taxonomie gerecht zu werden. Ein systematischer Ansatz Schritt für Schritt reduziert Fehler und verbessert die Datenqualität erheblich.

Zusammenarbeit mit externen Partnern für Beratung

Für Unternehmen, die vor Herausforderungen bei der Erhebung oder Bewertung von ESG-Daten stehen, kann die Zusammenarbeit mit externen Partnern und ESG-Beratern wertvolle Unterstützung bieten. Diese Experten helfen dabei, komplexe Anforderungen zu verstehen, Lücken zu identifizieren und Best Practices zu implementieren, die den Bedarf des Unternehmens berücksichtigen.

Die Antworten sind kein Wegwerfprodukt. Wer sie einmal strukturiert erhebt, hat damit zugleich den Datenkern für einen VSME-Bericht nach dem Voluntary Standard beisammen. Das ist der Unterschied zwischen jedem Jahr neu suchen und einmal aufbauen.

Was das Ausfüllen tatsächlich bringt

Verbesserte Reputation und Transparenz gegenüber Stakeholdern

Unternehmen, die einen ESG-Fragebogen gewissenhaft ausfüllen, können ihre Transparenz und ihr Engagement für Nachhaltigkeit demonstrieren und so das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit bei den Stakeholdern, einschließlich Banken, Sparkassen und Investoren, erhöhen. Die Offenlegung von ESG-Daten trägt wesentlich zur Reputation bei und signalisiert Verantwortungsbewusstsein.

Zugang zu nachhaltigen Finanzierungen und Investitionsmöglichkeiten

Unternehmen mit soliden ESG-Praktiken und einem guten ESG-Score haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, günstigere Finanzierungsoptionen und Investitionsmöglichkeiten von ESG-orientierten Investoren, Banken und Sparkassen zu erhalten. Viele Finanzinstitute orientieren sich bei der Kreditvergabe zunehmend an ESG-Kriterien und bevorzugen Unternehmen, die im Fragebogen überzeugende Antworten und Nachweise liefern. Die EU-Taxonomie verstärkt diesen Trend zusätzlich, indem sie klare Kriterien für nachhaltige Investitionen definiert.

Verbessertes Risikomanagement und Stakeholder-Beziehungen

Durch die Berücksichtigung von ESG-Faktoren mithilfe des ESG-Fragebogens können Unternehmen, Banken und Sparkassen Risiken besser erkennen und abmildern sowie die Beziehungen zu Stakeholdern stärken, indem sie ihr Engagement für nachhaltige und ethische Geschäftspraktiken demonstrieren. Die systematische Bewertung von Nachhaltigkeitsrisiken durch den Fragebogen unterstützt ein proaktives Management und reduziert potenzielle finanzielle Risiken und Auswirkungen.

Unternehmen, die ihre Nachhaltigkeitsleistung kontinuierlich verbessern möchten, sollten auch in Betracht ziehen, ein umfassendes Life Cycle Assessment (LCA) durchzuführen, um die Auswirkungen ihrer Produkte und Dienstleistungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verstehen.

Die Grafik unterhalb, auch aus dem oben genannten Hoover-Report, zeigt, dass die meisten Befragten der Meinung sind, dass die Integration von ESG-Kriterien die Tail-Risiken (77-78 %) und die Volatilität (59-64 %) bei Investitionen verringert. Etwa 43-45 % sind der Meinung, dass die Sharpe Ratio verbessert wird, während die Meinungen über die Generierung von Alpha gemischt sind, mit 37 % insgesamt, aber nur 27 % in Nordamerika und 45 % in Europa. Ein kleiner Prozentsatz (18-20 %) sieht keine konsistenten Auswirkungen, und keiner äußerte sich unsicher. Diese Scores und Bewertungen unterstreichen die Bedeutung einer fundierten ESG-Bewertung.

Herausforderungen beim Ausfüllen

Datenverfügbarkeit und -Genauigkeit bei der Erhebung

Eine der größten Herausforderungen ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit und Genauigkeit von ESG-Daten, insbesondere für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen für die Datenerhebung und -überprüfung. Datenpunkte wie Klimarisiken und doppelte Wesentlichkeit müssen erst systematisch erhoben werden. Der Bedarf an präzisen Daten für den Fragebogen erfordert häufig Investitionen in entsprechende Software und Prozesse.

Anpassung an Berichtsstandards und Rahmenwerke der EU

Der Umgang mit den verschiedenen ESG-Berichtsstandards und -Rahmenwerken, wie EU-Taxonomie, CSRD und TCFD, kann komplex sein und erfordert besondere Anstrengungen, um die Anpassung und Einhaltung zu gewährleisten. Banken und Sparkassen erwarten in der Regel, dass Unternehmen ihre Antworten im Fragebogen im Einklang mit diesen Standards formulieren. Die Berichterstattung muss den jeweiligen Kriterien entsprechen, um eine vergleichbare Bewertung zu ermöglichen.

Ressourcenknappheit für kleine und mittelständische Unternehmen

Kleinere Unternehmen können bei dem Versuch, den ESG-Fragebogen auszufüllen und die damit verbundenen Berichterstattungsanforderungen zu erfüllen, auf Ressourcenbeschränkungen stoßen, einschließlich finanzieller und personeller Ressourcen. Die Unterstützung durch externe Beratung oder die Nutzung spezialisierter Software kann hier hilfreich sein, um den Bedarf zu decken und trotzdem einen guten Score zu erzielen.

Best Practices aus der Praxis

In einer Klimarisikoanalyse für eine süddeutsche Autohausgruppe mit 18 Standorten erreichte das quantifizierte Klimarisiko bis zu 31,5 Millionen Euro pro Jahr, davon rund 88 Prozent physische Risiken (vor allem Hagel und Starkregen). Fünf der achtzehn Standorte vereinten 35 Prozent des physischen Risikos. Eine PV-Carport-Investition erfüllte gleich drei Funktionen: physischer Hagelschutz, Ladeinfrastruktur und Eigenstromproduktion. Triple-Use schlägt Single-Purpose.

Klare interne Zuständigkeiten festlegen

Die Zuweisung klarer Zuständigkeiten an relevante Teams und Personen innerhalb der Organisation kann einen koordinierten und effizienten Ansatz für die Erhebung von ESG-Daten und die Berichterstattung gewährleisten. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um den Fragebogen termingerecht und vollständig auszufüllen und damit die Erwartungen von Banken, Sparkassen und Investoren zu erfüllen.

Einbindung von Stakeholdern für Input und Feedback

Die Einbindung von Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitern, Kunden, Partner und lokalen Gemeinschaften, kann wertvolle Einblicke und Rückmeldungen liefern, die in den ESG-Berichtsprozess einfließen und die Nachhaltigkeitsleistung insgesamt verbessern. Eine breite Erhebung verschiedener Perspektiven führt zu aussagekräftigeren Antworten im Fragebogen.

Nutzung des ESG-Fragebogens als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung

Wenn ihr den ESG-Fragebogen nicht nur als Berichtspflicht, sondern als strategisches Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung betrachtet, könnt ihr eure ESG-Praktiken und -Leistungen kontinuierlich verbessern. Eine regelmäßige Bewertung und Aktualisierung der im Fragebogen erfassten Daten ermöglicht es, Fortschritte zu messen und neue Nachhaltigkeitsziele zu definieren, die wiederum positiv in die Score-Bewertung von Banken und Sparkassen einfließen.

Häufige Fragen zu ESG-Fragebögen

Wie ich es einordne

Der ESG-Fragebogen ist kein Berichtsformat, sondern ein Nachweis auf Zuruf. Genau deshalb wird er unterschätzt: Er sieht nach Formular aus und ist in Wahrheit die Stelle, an der Lieferantenfreigaben und Kreditkonditionen entschieden werden.

Was ich in der Praxis sehe: Der erste Fragebogen wird noch mit Stolz beantwortet, der zweite mit Ärger, der dritte gar nicht mehr richtig. Nicht weil die Daten fehlen, sondern weil niemand mehr weiß, welche Zahl beim letzten Mal wo herkam. Wer das abstellen will, braucht keine größere ESG-Abteilung, sondern eine Stelle, an der die Zahlen mit Quelle und Stichtag liegen. Ob das ein VSME-Bericht ist oder eine gepflegte Tabelle, ist zweitrangig. Dass es sie gibt, ist es nicht.