VSME und ESRS: So gelingt der spätere Umstieg

Kleine und mittlere Unternehmen (VSMEs) müssen bald die neuen EU-Nachhaltigkeitsstandards (ESRS) umsetzen. Wie gelingt der Umstieg?

• Wer ist betroffen? Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, einer Bilanzsumme unter 25 Mio. € und einem Umsatz unter 50 Mio. €.
• Warum ESRS? Ab 2024 gelten die Standards für viele Unternehmen – auch für kleinere Betriebe.
• Herausforderungen:
  • Fehlende Ressourcen: 88 % der VSMEs fühlen sich unvorbereitet.
  • Komplexe Anforderungen: Über 1.100 Datenpunkte müssen erfasst werden.
  • Technische und personelle Engpässe.
• Lösungen:
  • Phasenplan: Schrittweise Umsetzung über 12 Monate.
  • Tools: Digitale Systeme wie der Microsoft Sustainability Manager.
  • Externe Hilfe: Experten für Strategie, Schulung und Datenmanagement.

Fazit: Mit einem klaren Plan, der richtigen Technologie und gezielter Unterstützung können VSMEs die ESRS-Umstellung meistern.

Haupt-Hürden der ESRS-Compliance für VSMEs

Budget- und Personalressourcen

Eine alarmierende Zahl: 88 % der VSMEs fühlen sich unzureichend auf die Anforderungen vorbereitet. Die Gründe dafür liegen vor allem in Ressourcenengpässen, die sich so darstellen:

Ein Beispiel für die Herausforderung: Royal Philips konnte 2022 trotz umfassender Erfahrung nur 30 % der ESRS-Datenpunkte erfüllen – das zeigt, wie komplex die Umsetzung tatsächlich ist.

Diese Defizite machen deutlich, wie wichtig es ist, die ESRS-Regelungen und ihre Anforderungen im Detail zu verstehen.

Verständnis der ESRS-Regelungen

Die technische Komplexität der ESRS-Standards bringt für viele VSMEs erhebliche Schwierigkeiten mit sich.

„Putting into practice the concepts of both presents challenges with understanding and implementation – and everyone is on a learning curve“

Die größten Stolpersteine:

• Doppelte Wesentlichkeit: Die Betrachtung aus zwei Perspektiven erfordert tiefes Verständnis.
• 1.100 Datenpunkte: Das ESRS-Framework umfasst eine enorme Anzahl an definierten Datenpunkten.
• Vielfältige Stakeholder-Anforderungen: Unterschiedliche Erwartungen von Investoren, Kunden und Behörden.

Umgang mit Datenanforderungen

Neben den Herausforderungen bei Budget und Regelverständnis ist auch die Datenverwaltung ein zentraler Faktor für eine erfolgreiche ESRS-Implementierung.

• Datenverfügbarkeit: Mehr als die Hälfte (53 %) der KMU wissen nicht, welche Erkenntnisse ihre Daten liefern könnten. Häufige Probleme:
  • Manuelle und zeitaufwändige Datenerfassung
  • Fehlende Daten zum Energieverbrauch
  • Lückenhafte Personal- und HR-Daten
• Datenqualität: Ohne klare Standards und regelmäßige Kontrollen bleibt die Qualität oft unzureichend. Wichtige Maßnahmen sind:
  • Einheitliche Methoden zur Datenerfassung
  • Regelmäßige Überprüfung der Datenqualität
  • Sorgfältige Dokumentation für Transparenz
• Schnittstellenmanagement: Die Abstimmung zwischen Abteilungen und externen Partnern ist entscheidend. Wie eine Organisation es formulierte:

  „What we learned is that education and communication are essential to drive progress against this exercise“

  Notwendige Schritte umfassen:
  • Effiziente Zusammenarbeit zwischen internen Teams
  • Integration verschiedener Datensysteme
  • Klare Kommunikation mit externen Stakeholdern

Diese Punkte zeigen, dass eine erfolgreiche ESRS-Compliance weit mehr als nur technische Anpassungen erfordert – sie verlangt ein umfassendes Umdenken und ein strukturiertes Vorgehen.

ESRS VSME einfach erklärt | EU-Nachhaltigkeitsstandards für KMU

Schritte zur ESRS-Umsetzung

Nach der Darstellung der zentralen Herausforderungen folgt ein klar strukturiertes Konzept für die schrittweise Umsetzung der ESRS-Anforderungen.

Schritt-für-Schritt-Plan für den Übergang

Ein durchdachter Phasenplan ist entscheidend, um die ESRS-Compliance für kleine und mittlere Unternehmen (VSMEs) zu gewährleisten:

Ein interessanter Aspekt: In 51 % der Fälle werden während der Umsetzung Effizienzpotenziale entdeckt [6].

Praktische Reporting-Tools

Für die Umsetzung des Plans können spezialisierte Tools die Arbeit erheblich erleichtern. Ein solches Werkzeug ist der Microsoft Sustainability Manager:

• Essentials-Version: 4.000 € pro Mandant/Monat
• Premium-Version: 12.000 € pro Mandant/Monat
• Unterstützt eine effiziente Verwaltung und Berichterstattung von ESG-Daten.

Ein Beispiel aus der Praxis liefert Carlo Jansen, Finanzvorstand, der im März 2024 berichtete:

„Mein Team war zunächst nervös wegen der ESG-Berichterstattung, aber dank der Unterstützung des Greenomy-Beratungsteams verlief die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse wirklich reibungslos. Wir werden definitiv in der Branche für Greenomy werben."

Expertenhilfe in Anspruch nehmen

Da viele Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen arbeiten, ist es ratsam, auf externe Expertise zurückzugreifen. Fachleute können den Erfolg der ESRS-Umsetzung in verschiedenen Bereichen sicherstellen:

• Strategische Planung: Experten helfen, ESRS in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren und individuelle Nachhaltigkeitspläne zu entwickeln.
• Schulung und Entwicklung: Mitarbeiterschulungen sind essenziell, um die Anforderungen des ESG-Reportings zu verstehen. Immerhin messen 35 % der Unternehmen den Erfolg ihrer ESG-Initiativen am Engagement der Mitarbeitenden.
• Kontinuierliche Unterstützung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Berichtsprozesse sowie die Einhaltung neuer Anforderungen sorgen für langfristigen Erfolg.

Frida Stolpe, Senior Associate bei Position Green, hebt die Vorteile hervor:

„VSME-Reporting bietet mehrfache Vorteile – es hilft Unternehmen, interne Entscheidungsfindung zu verbessern, wachsende Stakeholder-Erwartungen zu erfüllen und das ESG-Datenmanagement zu optimieren. Für Unternehmen, die in Zukunft ESRS-pflichtig werden könnten, gewährleistet die jetzige Einführung des VSME einen reibungslosen und strukturierten Übergang."

Datensysteme für ESRS einrichten

Nach den strategischen Umsetzungsschritten ist der Aufbau effizienter Datensysteme der nächste wichtige Schritt, um die technische Grundlage zu schaffen.

Erforderliche Datenpunkte

Die ESRS-Berichterstattung umfasst über 1.100 Datenpunkte, die in drei Hauptkategorien unterteilt sind:

Ein Überblick über die wichtigsten Standards und ihre jeweiligen Datenpunkte:

• ESRS 2 Allgemeine Angaben: 219 Datenpunkte
• E1 Klimawandel: 214 Datenpunkte
• S1 Belegschaft des Unternehmens: 196 Datenpunkte
• E4 Biodiversität und Ökosysteme: 122 Datenpunkte

Hinweis: Nicht alle Datenpunkte sind für jedes Unternehmen relevant. Eine gründliche Wesentlichkeitsanalyse hilft dabei, die wirklich relevanten Kennzahlen zu identifizieren [11].

Die Erfassung dieser Kennzahlen erfordert gezielte Ansätze und Methoden.

Methoden der Datenerfassung

Um die Vielzahl der definierten Datenpunkte effizient zu handhaben, sind präzise Erfassungsmethoden unerlässlich. Iyngaran Panchacharam, Experte für Nachhaltigkeitstechnologie und KI, beschreibt ESG-Datenmanagement als ein "Ökosystem", das verschiedene Quellen und Prozesse integriert.

Wichtige Erfassungsmethoden:

• Interne Datenquellen: Ein zentrales ESG-Datenmanagement-System bündelt Daten aus verschiedenen Abteilungen.
• Externe Datenquellen: Öffentliche Datenbanken wie die Weltbank oder Data.gov liefern Kontextinformationen.
• Automatisierte Erfassung: Sensoren und IoT-Geräte ermöglichen die Sammlung von Echtzeitdaten.
• Manuelle Erfassung: Interviews und strukturierte Fragebögen dienen der Erhebung qualitativer Daten.

Die Qualität der erfassten Daten hängt von mehreren Faktoren ab:

• Einheitliche Erfassungsmethoden gewährleisten konsistente Datenqualität.
• Eine klare Dokumentation der Datenquellen und Berechnungsansätze ist unverzichtbar.
• Unabhängige Dritte sollten die Daten regelmäßig überprüfen.
• Ein solides Datenschutzkonzept schützt sensible Informationen.

Beachtenswert: 75 % der Datenverantwortlichen verfügen noch nicht über ein durchgängiges Datenmanagement, und 79 % greifen auf mehr als 100 verschiedene Datenquellen zurück [12].

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und manueller Kontrolle ist entscheidend. Während KI-Tools die Erfassung und Verarbeitung von Daten erheblich erleichtern, bleibt menschliche Expertise unverzichtbar.

Solche integrierten Datensysteme sind die Grundlage für eine erfolgreiche ESRS-Konformität und die Weiterentwicklung nachhaltiger Unternehmensstrategien.

Wachstum und ESRS-Ziele vereinbaren

Nachdem die technischen Grundlagen geschaffen wurden, gilt es nun, ESG-Praktiken fest in den Wachstumsstrategien zu verankern.

ESG-Praktiken als Wegbereiter für nachhaltiges Wachstum

Strategisch eingebundene ESG-Praktiken können langfristiges Wachstum fördern. Laut Studien integrieren mittlerweile 85 % der Unternehmen ESG-Berichterstattung in ihre Geschäftsmodelle. Für kleine und mittelständische Unternehmen (VSMEs) bedeutet das, Nachhaltigkeitsziele von Anfang an in ihre Expansionspläne einzubinden.

Ein anschauliches Beispiel liefert die britische Firma DLRC: Durch eine Vereinbarung mit dem Vermieter, die einen Mietpreisstopp beinhaltete, wurde das gesamte Büro auf energieeffiziente LED-Beleuchtung umgerüstet.

Wichtige Erfolgsfaktoren:

Anpassung an neue Vorschriften

Die Erfassung von ESG-Daten bleibt eine Herausforderung – 80 % der Unternehmen geben dies an. Für VSMEs ist es entscheidend, Systeme und Prozesse so aufzubauen, dass sie flexibel auf neue regulatorische Anforderungen reagieren können.

Praktische Schritte zur Vorbereitung:

• Materiality-First-Ansatz
  Konzentrieren Sie sich auf die relevanten Themen, indem Sie Wesentlichkeiten analysieren. So lassen sich Risiken und Chancen gezielt angehen.
• Datenmanagement-Strategie
  Entwickeln Sie ein stabiles System für ESG-Daten. Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) umfasst über 140 Nachhaltigkeitsindikatoren – ein gutes Datenmanagement ist hier unverzichtbar.
• Stakeholder-Kommunikation
  Kommunizieren Sie regelmäßig und klar mit Ihren Stakeholdern, um Vertrauen und Transparenz zu fördern.

Diese Maßnahmen schaffen eine solide Grundlage, um die ESRS-Transformation erfolgreich voranzutreiben.

Handlungsschritte

Um den Übergang zur ESRS-Konformität effektiv zu gestalten, sollten Sie die folgenden Maßnahmen in Angriff nehmen, die auf den zuvor erläuterten Strategien basieren.

Starten Sie unverzüglich mit der strukturierten Erfassung Ihrer ESG-Daten, wie beispielsweise Energieverbrauch, Abfallmanagement und Arbeitssicherheit. Diese Daten bilden die Grundlage für die ESRS-Berichterstattung.

Wichtige Bereiche und empfohlene Maßnahmen:

Zusätzlich sollten Sie Ihre branchenspezifischen ESG-Prioritäten ermitteln, um Ihre Ressourcen gezielt und effizient einzusetzen.

Ein praktischer Einstieg bietet sich durch die Nutzung der vereinfachten VSME-Standards, die am 17. Dezember 2024 veröffentlicht wurden. Diese erleichtern den Start, insbesondere bei der Erfassung von Scope-1- und Scope-2-Emissionen.

Sofort umsetzbare Schritte:

• Implementieren Sie ein digitales Datenmanagementsystem.
• Dokumentieren Sie Ihre ESG-Initiativen sorgfältig.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Grundlagen von ESG.

Durch die frühzeitige Umsetzung dieser Maßnahmen schaffen Sie nicht nur die Basis für die ESRS-Compliance, sondern können auch von Vorteilen wie besseren Kreditkonditionen profitieren.

FAQs

Wie können kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) Ressourcenengpässe bei der Umsetzung der ESRS bewältigen?

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) können die Herausforderungen begrenzter Ressourcen bei der Einführung der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) mit gezielten Maßnahmen meistern. Eine Möglichkeit ist es, Mitarbeiterschulungen anzubieten, um das notwendige Wissen über die Anforderungen aufzubauen. Zusätzlich kann die Zusammenarbeit mit externen Beratern oder der Einsatz spezialisierter Software den gesamten Prozess erheblich erleichtern.

Eine schrittweise Herangehensweise kann dazu beitragen, die internen Ressourcen zu entlasten. Mit einer Materialitätsanalyse lassen sich die wichtigsten Nachhaltigkeitsthemen identifizieren und priorisieren, sodass der Fokus auf die relevanten Bereiche gelegt wird. Nicht zuletzt ist es entscheidend, dass Unternehmen ausreichend Mittel für die Nachhaltigkeitsabteilung bereitstellen, um langfristig effizient und erfolgreich arbeiten zu können.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre ESG-Daten die Anforderungen der ESRS erfüllen?

Wie Unternehmen die Qualität ihrer ESG-Daten sicherstellen können

Unternehmen können die Qualität ihrer ESG-Daten verbessern, indem sie gezielte Schritte unternehmen. Regelmäßige Datenprüfungen und interne Audits spielen dabei eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass die Daten sowohl korrekt als auch vollständig sind. Ebenso ist es sinnvoll, einheitliche Prozesse für die Erfassung und Verarbeitung von Daten zu etablieren. Das sorgt nicht nur für Konsistenz, sondern erhöht auch die Transparenz.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Schulung der Mitarbeitenden. Nur wenn alle Beteiligten die Anforderungen der ESRS verstehen und richtig umsetzen, können die ESG-Daten den gewünschten Standards entsprechen. Ergänzend dazu kann der Einsatz von modernen Datenmanagementsystemen die Arbeit erheblich erleichtern. Diese Systeme optimieren die Erfassung, Validierung und Berichterstattung, was den gesamten Prozess effizienter macht.

Wie können externe Berater KMU bei der Einführung der ESRS-Standards effektiv unterstützen?

Externe Berater können für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine große Hilfe sein, wenn es um die Umsetzung der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) geht. Mit ihrem Fachwissen und ihrer Erfahrung unterstützen sie dabei, die oft komplexen Anforderungen zu durchblicken und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Gerade bei Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen spielen externe Berater eine wichtige Rolle. Sie helfen nicht nur, effiziente Berichtsprozesse aufzubauen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern berücksichtigen auch die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Dadurch wird der gesamte Implementierungsprozess deutlich schneller und effektiver.

Zusätzlich bieten externe Berater Zugang zu wichtigen Netzwerken und Tools, die für die Einhaltung der ESRS-Standards benötigt werden. Das unterstützt KMU nicht nur dabei, die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und langfristige Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.