EcoVadis-Fragebogen ausfüllen: Ablauf, Nachweise, Scorecard und Kosten

Der EcoVadis-Fragebogen kommt selten gelegen. Ein Großkunde verlangt die Bewertung, die Frist läuft 30 Werktage, und die Richtlinien, Kennzahlen und Zertifikate, die er sehen will, liegen in 4 Abteilungen. Dieser Text sortiert, wie der Fragebogen aufgebaut ist, welche Nachweise zählen, wie ihr die Scorecard lest und was die Bewertung kostet. Und er zeigt, warum ein VSME-Bericht die Arbeit fürs nächste Jahr halbiert.

Den Überblick über alle 3 Wege gibt der Leitfaden zu ESG-Fragebögen. Hier geht es nur um EcoVadis.

So ist der EcoVadis-Fragebogen aufgebaut

Kein Unternehmen bekommt denselben Fragebogen. EcoVadis schneidet ihn nach 3 Parametern zu: Unternehmensgröße (besonders klein, klein, mittel, groß), Branche nach ISIC-Code und Standort in Ländern mit erhöhtem Risiko. Daraus ergibt sich, welche Kriterien für euch aktiviert sind. Ein produzierender Betrieb bekommt mehr Umweltkriterien als ein Büro, so beschreibt es das Hilfe-Center von EcoVadis.

Die Fragen selbst folgen immer demselben Raster. 4 Themen: Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik, nachhaltige Beschaffung. Je Thema 7 Management-Indikatoren: Richtlinien, Unterstützungen, Maßnahmen, Zertifizierungen, Abdeckung (nur bei großen Unternehmen), Berichterstattung und 360° Watch, also die Medienbeobachtung durch EcoVadis. Zu jeder angekreuzten Option gehört ein Dokument, denn die Analystinnen bewerten ausschließlich die hochgeladenen Belege. Ein Kreuz ohne Beleg zählt nicht.

Ablauf und Dauer: von der Einladung bis zur Scorecard

Der Bewertungsprozess hat 3 Schritte. Erst die Registrierung und die Wahl des Abonnements, dann der Fragebogen, dann die Expertenanalyse. Für den Fragebogen gilt eine Frist von 30 Werktagen. Das Ausfüllen dauert laut EcoVadis einige Stunden bis einige Tage, je nachdem, wie schnell ihr an die Dokumente kommt. Bis zur Scorecard vergehen danach in der Regel 6 bis 8 Wochen.

Zwei Regeln bestimmen die Arbeit. Erstens: höchstens 55 Dokumente, also nichts hochladen, was sich keiner Frage zuordnen lässt. Zweitens: Eine Richtlinie mit Datum, Unterschrift und Geltungsbereich schlägt jede Präsentation mit Absichtserklärungen. Legt vor dem ersten Klick eine Liste an: Frage, Option, Dokument, wer es liefert. Dann ist der Fragebogen ein Nachmittag, nicht ein Monat.

Welche Nachweise je Themenfeld zählen

Die Logik ist in allen 4 Themen gleich: Habt ihr eine Richtlinie, setzt ihr Maßnahmen um, messt ihr Ergebnisse, berichtet ihr darüber? Daraus folgt, was ihr braucht.

Am schwersten sind fast immer die Umweltkennzahlen, weil sie aus Rechnungen, Zählern und Entsorgernachweisen kommen und nicht aus einer Abteilung. Die Scope-2-Emissionen gehören marktbasiert und standortbasiert getrennt ausgewiesen, seit dem Methodik-Update 2026 fragt EcoVadis beide Werte einzeln ab. Wie eine Bilanz entsteht, die auch ein Prüfer akzeptiert, zeigt der Artikel zur Treibhausgasbilanz nach ISO 14064. Für die Beschaffung liefern die 7 Maßnahmen für Nachhaltigkeit in der Lieferkette die Struktur, aus der ein Lieferantenkodex und eine Risikoanalyse werden.

Scorecard lesen: Punkte, Prozentrang, Medaillen

Die Scorecard zeigt eine Gesamtpunktzahl von 0 bis 100, je Thema eine eigene Punktzahl, Stärken, Verbesserungsfelder und den Korrekturmaßnahmenplan. Seit 2024 hängen die Medaillen nicht mehr an festen Punktschwellen, sondern am Prozentrang im Vergleich zu allen Unternehmen, die in den letzten 12 Monaten bewertet wurden, über alle Branchen hinweg. So legt es das Hilfe-Center zu Medaillen und Abzeichen fest.

Eine Medaille gibt es nur, wenn kein Thema unter 30 Punkten liegt. Das ist die häufigste Falle: Ein Betrieb mit guter Umweltarbeit und ohne Verhaltenskodex verfehlt die Medaille am Thema Ethik. Die Scorecard gilt 12 Monate. Der Korrekturmaßnahmenplan sagt euch, welche Dokumente im nächsten Jahr die meisten Punkte bringen. Meist sind es Richtlinien, die es gibt, nur nicht schriftlich.

Was die Bewertung kostet

EcoVadis veröffentlicht keine Preisliste. Nach den Angaben zu den Gebühren hängt die Jahresgebühr von der Unternehmensgröße, dem Abonnement und dem Standort ab. Es gibt 4 Stufen: Basic und Premium für die Bewertung und das Teilen der Scorecard, Select mit erweitertem Support und schnellerer Bewertung, Corporate für Gruppen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften. Enthalten sind die Analyse, die Scorecard, der Maßnahmenplan und das Teilen mit Kunden.

Die Gebühr ist selten die größte Position. Die größere sind die Tage, die 3 bis 4 Leute mit dem Suchen von Nachweisen verbringen, und im zweiten Jahr noch einmal, weil niemand aufgeschrieben hat, wo die Zahlen herkamen. Dort setzt der VSME-Bericht an.

Mit einem VSME-Bericht antworten

Seit dem Methodik-Update im vierten Quartal 2025 erkennt EcoVadis den VSME-Standard der EFRAG als Berichtsstandard an: Ein Bericht in Übereinstimmung mit den VSME-Modulen bringt beim Indikator Berichterstattung eigene Stärken auf die Scorecard, so die Methodik-Highlights von EcoVadis. Bewertung und Bericht sind damit keine Alternativen mehr. Was der Standard verlangt, steht im Überblick zum VSME-Standard und im Vergleich Basismodul oder Zusatzmodul.

Der Weg geht in beide Richtungen. Wer schon einmal EcoVadis beantwortet hat, hat den größten Teil eines VSME-Berichts erhoben, nur verstreut. In VSEasy ladet ihr den EcoVadis-Export als PDF hoch, die Software liest die Kennzahlen von Scope 1 bis 3 über Energie, Abfall und Wasser bis zu Unfällen und Weiterbildung und schlägt jeden Wert am passenden Datenpunkt der Module B3 bis B10 vor. Ihr bestätigt einzeln. Steht der Bericht, ladet ihr den nächsten Fragebogen als Excel- oder CSV-Datei hoch und bekommt ihn ausgefüllt zurück, jede Antwort mit Fundstelle im Bericht. Was nicht eindeutig passt, bleibt leer und ist markiert. Wie ihr aus einem Bericht alle Kundenanfragen bedient, beschreibt Einmal antworten, überall liefern, den Einstieg in den Bericht der VSME-Bericht in 5 Schritten.

Ab dem Geschäftsjahr 2027 kommt der Value Chain Cap dazu: Berichtspflichtige Kunden dürfen von Zulieferern unter 1.000 Mitarbeitenden für ihren eigenen Bericht nur noch verlangen, was der VSME-Standard vorsieht, alles darüber dürft ihr ablehnen. EcoVadis selbst stellt klar, dass der Deckel nur für Berichtsdaten gilt und nicht für Risikomanagement oder Sorgfaltspflichten. Die Bewertung bleibt also verlangbar. Was sich ändert, ist die Datengrundlage: Der VSME-Bericht ist ab dann der Umfang, den der Kunde ohnehin akzeptieren muss, und im Rating der anerkannte Berichtsstandard.

Ein mittelständischer Maschinenbauer, der beides parallel durchlaufen hat, beschrieb mir den Unterschied so: Die EcoVadis-Plattform verlangt, dass man ihre Logik lernt, bevor man die erste Frage beantworten kann. VSEasy fragte in seiner Sprache nach seinen Zahlen und ordnete sie danach dem Fragebogen zu. Das ist keine Kritik an der Bewertung, sondern an der Reihenfolge: erst die eigenen Daten an einem Ort, dann das Formular des Kunden. So herum ist der Fragebogen die Ausgabe, nicht die Arbeit.

Häufige Fragen zum EcoVadis-Fragebogen

Wie ich es einordne

EcoVadis ist für viele Mittelständler der erste Kontakt mit strukturierter Nachhaltigkeitsarbeit, und die meisten erleben ihn als Prüfung. Das ist die falsche Perspektive. Die Bewertung fragt nichts, was ein Unternehmen nicht ohnehin wissen sollte: was es verbraucht, wie es seine Leute schützt, wonach es einkauft.

Meine These: Wer den Fragebogen als Anlass nimmt, diese Daten einmal sauber und mit Quelle zu erheben, hat den Bericht fast fertig, den Banken und Großkunden im nächsten Jahr sowieso verlangen. Wer ihn als Formular abarbeitet, macht dieselbe Arbeit jedes Jahr noch einmal, jedes Mal mit einem anderen Kollegen, der sucht, wo die Zahlen vom letzten Mal liegen.