Einmal antworten, überall liefern: So skaliert ihr euer VSME-Reporting clever

Ihr wollt euer ESG-Reporting effizienter gestalten? Mit dem VSME-Standard könnt ihr eure Nachhaltigkeitsberichte schlanker und übersichtlicher aufstellen. Der Standard richtet sich speziell an KMU und bietet eine Lösung, um ESG-Daten einheitlich und zeitsparend zu erfassen. Durch zentrale Datenverwaltung, Automatisierung und standardisierte Vorlagen spart ihr nicht nur Aufwand, sondern verbessert auch eure Zusammenarbeit mit Partnern und Finanzinstituten. Hier erfahrt ihr, wie ihr mit dem Prinzip „einmal antworten, überall liefern“ eure Prozesse optimiert und zukünftige Berichtspflichten vorbereitet.

Vorteile auf einen Blick:

• Weniger Aufwand: Nur 20 Datenpunkte statt über 1.000 wie bei der CSRD.
• Automatisierung: Bis zu 70 % Zeitersparnis bei der Berichtserstellung.
• Zentrale Datenbasis: Einheitliche Daten für alle Plattformen und Empfänger.
• Regelkonformität: Frühzeitige Vorbereitung auf künftige EU-Vorgaben wie die CSRD.

Mit diesen Ansätzen schafft ihr eine effiziente Grundlage für euer ESG-Reporting und stärkt eure Position im Markt.

ESRS VSME-Berichtsvorlage (CSRD) - Demo Video

So vereinfacht ihr die Datensammlung

VSME-Daten sind oft bereits vorhanden – sie müssen nur strukturiert und sinnvoll genutzt werden. Effiziente Prozesse zur systematischen Erfassung und Analyse von Lücken sind entscheidend, um das VSME-Reporting skalierbar zu machen. Ein zentraler Ansatz, wie die Einrichtung einer zentralen Datenverwaltung, kann hier Abhilfe schaffen.

Zentrale Datenverwaltung einrichten

Eine zentrale Datenverwaltung bildet die Grundlage für ein effektives VSME-Reporting. Statt Informationen in verschiedenen Abteilungen oder Systemen verstreut zu halten, solltet ihr alle ESG-relevanten Daten an einem zentralen Ort zusammenführen. Startet mit den Unterlagen, die euch bereits vorliegen – Energierechnungen, Personaldaten und Compliance-Dokumente enthalten oft viele der benötigten VSME-Datenpunkte.

Mit einer zentralen Datenverwaltung könnt ihr außerdem individuelle Dashboards erstellen, die euch helfen, eure ESG-Leistung im Blick zu behalten und gezielt Verbesserungsfelder zu identifizieren. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Bestimmung der relevanten ESG-Metriken aus den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance sowie die Implementierung klarer Sammelprozesse.

Gap-Analyse durchführen

Eine Gap-Analyse hilft euch, den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen und so Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken. Sie zeigt auf, wo Verbesserungen nötig sind und wo Wachstumschancen bestehen. Bewertet euren aktuellen Stand und entwickelt Strategien, um die identifizierten Lücken zu schließen.

Der erste Schritt ist, den Umfang und die Ziele eurer Datensammlung klar zu definieren. Dokumentiert, wo ihr aktuell steht, und legt fest, welche Verbesserungen notwendig sind, um eure Ziele zu erreichen.

Eine Gap-Analyse beleuchtet die wichtigsten Schwachstellen in eurem aktuellen Zustand – sei es in Bezug auf Fähigkeiten, Ressourcen oder Prozesse – und zeigt auf, was erforderlich ist, um euren gewünschten Zustand zu erreichen. Durch den Vergleich von Ist- und Soll-Zustand könnt ihr gezielt Metrik- und Datenlücken in Bereichen wie Ressourcen, Richtlinien, Prozessen und Technologien identifizieren .

Für die Analyse stehen euch verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, darunter die SWOT-Analyse oder das McKinsey 7S-Framework. Welches Werkzeug am besten geeignet ist, hängt von der Komplexität eurer Datenlandschaft und den spezifischen Anforderungen eures VSME-Reportings ab.

Nach Abschluss der Analyse solltet ihr einen Plan zur Verbesserung der Datensammlung mit klaren Zielen und Strategien entwickeln. Führt die notwendigen Änderungen schrittweise ein und überprüft regelmäßig, wie gut die Datensammlung eure gesetzten Ziele erfüllt.

Eine gut durchgeführte Gap-Analyse unterstützt euch auch dabei, eine ESG-Datenstrategie-Roadmap zu erstellen. Diese Roadmap hilft, Maßnahmen zur Schließung von Datenlücken zu priorisieren und enthält realistische Zeitpläne sowie eine klare Verteilung der Ressourcen, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten.

Automatisierung spart Zeit

Die manuelle Erstellung von VSME-Berichten kostet nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern. Mit KI-gestützten Lösungen lassen sich jedoch Datensammlung, -verarbeitung und -weitergabe effizienter gestalten. Standardisierte Prozesse und automatische Plausibilitätsprüfungen sorgen für eine deutliche Optimierung. So können Unternehmen pro Prozess Kosteneinsparungen von 30 bis 44 % erzielen und die Zeit für die Berichtserstellung um bis zu 70 % verkürzen. Gerade bei den 190 Offenlegungsanforderungen der VSME-Berichterstattung wird das Potenzial dieser Effizienzsteigerungen besonders sichtbar. Diese Fortschritte ebnen den Weg für die vollständige Automatisierung der Datensammlung.

Datensammlung automatisieren

Die Automatisierung der Datensammlung ist das Herzstück effizienter VSME-Prozesse. Moderne ESG-Softwarelösungen können Rohdaten in verschiedenen Formaten laden, verarbeiten und den gesamten weiteren Prozess automatisieren. Dies verbessert nicht nur die Qualität der ESG-Daten, sondern gewährleistet auch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Fertigungsunternehmen konnte den Aufwand für die monatliche ESG-Datensammlung um 40 % reduzieren. Ein Logistikunternehmen verkürzte seine Berichtszeit sogar um 50 %, wodurch es sich stärker auf strategische ESG-Ziele konzentrieren konnte.

Die Integration von ESG-Software in bestehende Geschäftssysteme wie Finanz-, HR- und Betriebssysteme minimiert den administrativen Aufwand und sorgt für eine bessere Datenkonsistenz. So können Datensilos aufgebrochen und redundante Eingaben vermieden werden.

Zusätzlich bieten VSME-Tools strukturierte Eingabemasken, die Nutzer durch relevante ESG-Kategorien führen. Dank kontextbezogener Hilfestellungen und visueller Guides wird die Datenerfassung nicht nur beschleunigt, sondern auch deutlich fehlerfreier.

Echtzeit-Dashboards ermöglichen es, schnell auf Abweichungen zu reagieren und kontinuierlich Einblicke in die ESG-Performance zu gewinnen. Gleichzeitig reduziert die automatisierte Compliance-Verfolgung den Zeitaufwand und minimiert regulatorische Risiken.

Standardisierte Vorlagen erstellen

Nachdem die Datensammlung automatisiert wurde, sorgen standardisierte Vorlagen für konsistente und effiziente Berichte. KI-gestützte Tools wie ChatGPT können vorstrukturierte Inhalte, Tabellen und Berechnungen für VSME-Berichte automatisch erstellen.

Am 16. Juni 2025 veröffentlichte die EFRAG die VSME Digital Template Version 1.0.1. Diese Excel-basierte Vorlage enthält interaktive Checkboxen, Dropdown-Menüs, automatische Gesamtberechnungen und formelbasierte Validierungen. Sie ist zudem technisch auf die XBRL-Taxonomie abgestimmt.

Ein Einzelhandelsunternehmen konnte durch den Einsatz solcher vorgefertigten Templates die Erstellung seiner Jahres-ESG-Berichte um 60 % beschleunigen.

Um inhaltliche und regulatorische Fehler zu vermeiden, sollten alle Datenquellen und Berechnungsmethoden klar dokumentiert und KI-generierte Inhalte von Experten überprüft werden. Standardisierte Tabellen und Vorlagen erleichtern zudem die Vergleichbarkeit zwischen unterschiedlichen Berichtszeiträumen.

Die EFRAG stellt außerdem einen Open-Source-Digital-Template-zu-XBRL-Konverter bereit. Dieser wandelt Excel-basierte Vorlagen automatisch in konforme digitale Berichte um.

Compliance-Anforderungen erfüllen

Die rechtlichen Anforderungen im Bereich des VSME-Reportings entwickeln sich rasant weiter. Für deutsche Unternehmen bedeutet das nicht nur, aktuelle Vorschriften einzuhalten, sondern auch, sich frühzeitig auf kommende Regulierungen vorzubereiten. So können sie Vertrauen aufbauen und sich Wettbewerbsvorteile sichern.

Regulatorische Standards befolgen

Nachdem Unternehmen effiziente Datensammlungs- und Automatisierungsprozesse eingeführt haben, rückt die Erfüllung regulatorischer Vorgaben in den Vordergrund. Ein zentraler Treiber in Deutschland ist die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der EU, die die bisherige Non-Financial Reporting Directive (NFRD) ablöst. Die CSRD erweitert die Berichtspflichten erheblich: Während zuvor nur etwa 500 große kapitalmarktorientierte Unternehmen betroffen waren, müssen nun rund 15.000 deutsche Unternehmen Berichte gemäß den neuen Standards erstellen.

Diese Änderungen erfordern eine Anpassung der ESG-Datenstrategie – auch für KMU, die von dem VSME-Standard profitieren. Nach umfassenden Konsultationen, an denen KMU, Finanzinstitute und Branchenexperten beteiligt waren, veröffentlichte die EFRAG am 17. Dezember 2024 den finalen VSME-Standard. Dieser baut auf zwei Modulen auf, die relevante ESG-Daten liefern.

Zusätzlich fordert das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz spezifische Due-Diligence-Prozesse. Wer frühzeitig in ESG-Reporting investiert, kann sich dadurch Wettbewerbsvorteile verschaffen. Die gestaffelte Einführung der CSRD-Pflichten bietet Unternehmen jedoch Zeit, ihre Prozesse anzupassen. Diese Übergangsphase sollte genutzt werden, um Dokumentationsprozesse zu optimieren und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Eine lückenlose Dokumentation der Prozesse ist entscheidend, um diese Standards langfristig zu erfüllen.

Prozesse dokumentieren

Neben der Einhaltung regulatorischer Vorgaben ist eine transparente Dokumentation die Grundlage für nachhaltige Compliance. Sie stärkt das Vertrauen der Stakeholder und sorgt dafür, dass Datenschutz- und Compliance-Anforderungen konsequent eingehalten werden.

Die zuvor beschriebenen Automatisierungsansätze bieten eine solide Basis für eine präzise und nachvollziehbare Dokumentation. Dabei sollten Richtlinien den gesamten Lebenszyklus der Lieferkette abdecken – von der Beschaffung bis hin zur Entsorgung. Regelmäßige Audits und technische Schutzmaßnahmen helfen, sensible ESG-Daten effektiv zu sichern.

Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Audit-Bereitschaft: Alle Datenquellen und Berechnungsmethoden müssen klar dokumentiert sein. Diese Sorgfalt erleichtert nicht nur externe Prüfungen, sondern ermöglicht auch eine kontinuierliche Optimierung der Berichtsprozesse.

Skalierung über mehrere Plattformen

Nachdem ihr eure interne Datensammlung und Automatisierung optimiert habt, steht der nächste Schritt an: eure VSME-Daten einheitlich über alle Plattformen hinweg zu nutzen. Statt für jeden Empfänger separate Datensammlungen durchzuführen, könnt ihr mit einer cleveren Skalierungsstrategie nach dem Prinzip „einmal antworten, überall liefern“ arbeiten. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern reduziert auch Fehler und Inkonsistenzen. Mit einer zentralen Datenbasis könnt ihr standardisierte Arbeitsabläufe schaffen, die die Verteilung der Daten effizient und konsistent machen.

Eine zentrale Datenquelle für alle Berichte

Eine zentrale Datenbasis ist der Schlüssel, um ESG-Informationen einmal zu erfassen und dann für alle Empfänger bereitzustellen. Larry Ellison hat das treffend formuliert:

„Once the business data have been centralized and integrated, the value of the database is greater than the sum of the preexisting parts“.

Unternehmen, die auf zentrale Datenstrategien setzen, berichten von 64 % höherer Effizienz und 57 % stärkerem Geschäftswachstum. Gleichzeitig sehen 40 % der Datenprofis die Zentralisierung als entscheidenden Faktor für eine verbesserte Datenqualität . Für euer VSME-Reporting bedeutet das, dass einmal erfasste Nachhaltigkeitsdaten automatisch für verschiedene Zielgruppen – wie Banken, Investoren, Kunden oder interne Stakeholder – aufbereitet werden können.

Moderne VSME-Tools unterstützen diesen Ansatz mit intelligenten Modulen, die eine flexible Auswahl von Datenpunkten ermöglichen, KI-gestützte Berichtserstellung bieten und durch smarte Freigabe-Workflows überzeugen. Die Zentralisierung sorgt außerdem für mehr Übersicht bei Datenzugriffen und verbessert die Sicherheit. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiterschulungen werden einfacher, da nur ein einheitliches Datenmodell erlernt werden muss.

Arbeitsprozesse standardisieren

Standardisierte Workflows sind das Fundament einer erfolgreichen Skalierung. Sie helfen, wiederholende Aufgaben zu minimieren und Teams effizienter zu machen. Besonders wichtig ist das, wenn VSME-Berichte für verschiedene Plattformen und Stakeholder angepasst werden müssen. Gleichzeitig sollten diese Prozesse flexibel genug bleiben, um auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Ein bewährtes Mittel sind Playbooks oder Standard Operating Procedures (SOPs), die alle Schritte – von der Datenerfassung bis zur finalen Berichtserstellung – klar dokumentieren. Eine zentrale Ablage dieser Dokumente verhindert, dass Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter bleibt („Tribal Knowledge“).

Moderne Lösungen setzen auf automatisierte Berichtsprozesse, strukturierte Implementierungen und Dashboards. Sie bieten außerdem modulare Ansätze mit integrierten Vorlagen, um schnell starten zu können.

Für eine kontinuierliche Verbesserung solltet ihr SMART-KPIs einführen – also spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele. Nach jedem Berichtszyklus lohnt sich eine systematische Analyse, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Die Investition in standardisierte Prozesse zahlt sich aus: Ihr erreicht schnellere Bearbeitungszeiten, zufriedenere Kunden und entlastete Teams. Zudem lassen sich etablierte Workflows bei Bedarf problemlos an neue Anforderungen oder zusätzliche Stakeholder anpassen, ohne dass ihr von Grund auf neu starten müsst.

Fazit: VSME-Reporting erfolgreich skalieren

Ihr könnt euer VSME-Reporting durch vorausschauendes Handeln, Automatisierung und die Einhaltung von Vorschriften effizient erweitern. Unternehmen, die bereits heute auf eine zentrale Datenerfassung setzen, sparen bis zu 80–90 % der Zeit, die sonst für das Sammeln, Strukturieren und Erstellen von Berichten benötigt wird. Das Prinzip „einmal antworten, überall liefern“ reduziert den Aufwand erheblich und schafft Freiräume.

Der modulare VSME-Standard bietet dabei einen großen Vorteil, besonders für deutsche Unternehmen. Mit rund 140 Datenpunkten ist er deutlich schlanker im Vergleich zu den ESRS-Standards der CSRD, die bis zu 1.200 Angaben umfassen können. Axel Ehrling von Atmoz bringt es auf den Punkt:

„The VSME makes sustainability reporting clear, simple, and accessible - exactly what businesses need right now".

Diese technischen Vorteile gehen Hand in Hand mit den regulatorischen Erleichterungen, die in naher Zukunft wirksam werden. Im Juni 2025 präsentierte die Europäische Kommission ihr Omnibus-Paket, das Vereinfachungen für die CSRD vorsieht, wie die Verschiebung bestimmter Berichtspflichten und die Anpassung von Schwellenwerten. Auch wenn diese Maßnahmen kurzfristig Entlastung bieten, bleibt der langfristige Trend hin zu detaillierteren Nachhaltigkeitsangaben unverändert.

Neben den externen Anforderungen spielt die interne Organisation eine Schlüsselrolle. Gut durchdachte Workflows und gezielte Schulungen binden alle relevanten Akteure ein – von Nachhaltigkeitsverantwortlichen bis hin zur Geschäftsführung. Dadurch wird eine stabile Grundlage für zukünftige Berichtspflichten geschaffen .

Mit einem strategischen ESG-Reporting, das auf dem VSME-Standard basiert, sichert ihr euch nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern positioniert euch auch optimal für kommende regulatorische Anforderungen. Eine skalierbare VSME-Lösung stärkt die Kommunikation mit Stakeholdern, erleichtert den Zugang zu Finanzierungen und bildet eine solide Basis für zukünftige Berichte.

FAQs

Wie unterstützt der VSME-Standard kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Verbesserung ihres ESG-Reportings?

Der VSME-Standard wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine praxisnahe und leicht umsetzbare Struktur für ihr ESG-Reporting zu bieten. Er hilft dabei, Nachhaltigkeitsdaten gezielt zu erfassen und zu berichten, wobei er speziell auf die Anforderungen und Ressourcen von KMU abgestimmt ist.

Mit diesem Standard können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten, wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Berichte den relevanten internationalen Vorgaben entsprechen. Das sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Standards, sondern erhöht auch die Transparenz und stärkt das Vertrauen bei euren Stakeholdern.

Wie können Unternehmen eine zentrale Datenverwaltung für ihr VSME-Reporting effizient aufbauen?

Effiziente zentrale Datenverwaltung für das VSME-Reporting

Um eine zentrale Datenverwaltung für euer VSME-Reporting erfolgreich aufzubauen, ist es wichtig, mit klaren Zielen und einer durchdachten Datenstrategie zu starten. Beginnt damit, alle relevanten Datenquellen zu identifizieren. Der Einsatz von automatisierten Tools kann dabei helfen, Daten konsistent und fehlerfrei zu erfassen – eine wesentliche Grundlage für verlässliche Ergebnisse.

Eine zentrale Plattform zur Datenintegration spielt eine Schlüsselrolle, da sie sämtliche Informationen an einem Ort bündelt und den Zugriff darauf erleichtert. So wird der Arbeitsprozess nicht nur effizienter, sondern auch übersichtlicher.

Vergesst nicht, die Datenqualität regelmäßig zu überprüfen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ebenso wichtig ist die Schulung eurer Mitarbeitenden: Nur wenn alle Beteiligten die Systeme sicher und effektiv bedienen können, wird der gesamte Prozess reibungslos funktionieren.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Stellt sicher, dass eure Prozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen, um nicht nur Compliance zu gewährleisten, sondern auch mögliche Risiken zu minimieren.

Wie verbessert die Automatisierung von Datensammlung und Berichtserstellung die Effizienz im Vergleich zu manuellen Prozessen?

Die Automatisierung von Datensammlung und Berichtserstellung bietet euch eine Reihe von Vorteilen, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse werden Fehler reduziert, während die Genauigkeit und Konsistenz der Daten verbessert werden – ein entscheidender Faktor, besonders bei komplexen Berichten. Gleichzeitig spart ihr wertvolle Zeit, da sich wiederkehrende Aufgaben deutlich schneller und ohne zusätzlichen Aufwand erledigen lassen.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Kosten zu senken, da weniger manuelle Eingriffe nötig sind und Ressourcen effizienter genutzt werden können. Automatisierte Systeme sind zudem in der Lage, große Datenmengen zuverlässig zu verarbeiten, was eine solide Basis für fundierte Entscheidungen schafft und die Effizienz eurer Prozesse spürbar erhöht.